MyLife Organized & GTD. Обработка простых задач
Итак, мы с вами сделали основные настройки самой программы MLO, также сделали первичные настройки самой системы организации дел GTD и даже занесли в папку Inbox несколько идей и задач, требующих определения. Прежде, чем мы продолжим дальше, следует дать несколько советов для более быстрой, комфортной и результативной работы со статьей.
Для начала я советую вам открыть саму программу и через главное меню пройти: “Справка—>MyLife Organized-Помощь…”. В самой справке: “Начало—>Обзор основного окна программы”. Для чего это нужно? Когда в процессе статьи я буду говорить о каких-либо действиях, и буду приводить скриншоты, то не буду выкладывать полную картинку, а только необходимую часть интерфейса. Так скриншот будет служить своей главной цели: наглядно показать “поле битвы”. Но название элемента интерфейса и его номер (в скобках) я буду приводить, чтобы, взглянув на экран файла помощи, вы могли без труда понять, где это находится. Этот совет, конечно же, подходит для начинающих пользователей программы, более опытные знают не сложный интерфейс наизусть.
Так же меня спрашивают знатоки GTD об отсутствии папки “Ожидающие” (“Контроль”), где должны находиться задачи или проекты порученные другим людям, и требующие контроля над их исполнением и продвижением. Я считаю заводить такую папку нецелесообразным и неудобным. Есть много проектов, которые имеют задачи, подзадачи и подпроекты частью в моей “юрисдикции”, частью в “юрисдикции” других людей. Поэтому для отслеживания порученных задач я создал контекст (о них более подробно ниже) под названием “Контроль”.
А теперь настало время разобраться с незавершенностями в папке Inbox. Все действия будут происходить на вкладке “Схема задач” (1). Как мы видим, первой стоит задача “Статья MLO”, которая имеет 2 подзадачи. Статью надо написать в самое ближайшее время, поэтому необходимо перенести ее в папку “Как только так и сразу”. Делается это очень просто – методом перетаскивания. Наводим курсор на задачу, зажимаем левую кнопку мыши, и удерживая перетаскиваем задачу в необходимую нам папку. Чтобы понять, куда перенесется задача нам необходимо следить за индикатором. Вся строка папки “Как только так и сразу” должна приобрести синий фон, что является подтверждением переноса задачи в эту папку (проект, задачу). Для этого мы должны навести курсор с зажатой левой кнопкой не просто на строку папки (проекта, задачи) получателя, но на само название. Так это выглядит:
Такой результат имеет:
Если же вы хотите перенести задачу (проект, папку) на один уровень с другой позицией (задачей, проектом, папкой) или на какое-то определенное место, то вам необходимо перетаскивать курсор не на само название целевой позиции, а на место строки, где нет букв названия. Вы увидите, как появится синяя линия с флажком на концах. Положение флажка подсказывает нам на какой уровень будет перенесена задача, а положение линии – в какое место. Перетащим задачу “Купить порошок” в папку “Как только так и сразу” на один уровень с задачей “Статья об MLO”, но на позицию ниже. Все должно выглядеть следующим образом:
Флажок (обведенный красным) указывает задачу, на один уровень с которой будет перемещена перетаскиваемая. А положение линии над или под указанной задачей показывает позицию, куда будет перенесена перетаскиваемая задача. В данном примере, флажок указывает на задачу “Статья об MLO”, а линия находиться под ней. Это означает, что задача “Купить порошок” будет перенесена в один уровень с задачей “Статья об MLO” и на позицию ниже.
Также обратите внимание, что синяя линия с флажком как бы прилипает к той задаче, на которую указывает флажок. Перемещение задач можно совершать и с помощью стрелочек (на предыдущем рисунке они обведены красным прямоугольником) или с помощью клавиатурных сокращений. Alt+Shift+Стрелка влево – на уровень вверх; Alt+Shift+Стрелка Вправо – на уровень вниз; Alt+Shift+Стрелка вверх – на позицию выше; Alt+Shift+Стрелка вниз – на позицию ниже.
В обучении мы с вами перенесли 2 задачи подряд, чтобы лучше разобраться в самой процедуре переноса, но в реальной работе с системой, лучше сразу же после переноса задавать свойства задаче. Чем мы сейчас и займемся.
В реальности нам нет необходимости заполнять все свойства всех задач по максимуму, но для обучения мы постараемся сделать это. Выделим задачу “Статья об MLO” и перейдем к “Вкладка свойств” (5). В “Разделе параметров” (6) (Открывается/закрывается – Alt+F1) “Общие” (Alt+2) задаем следующие свойства:
Мы увеличили важность и срочность, чтобы в списке To-Do эта задача стояла выше. Так как задача сама по себе не сложная и состоит из последовательных шагов, мы поставили галочку в пункте “Подзадачи по порядку” (Alt+P), что сделало неактивными подзадачи всех нижних позиций, по сравнению с активной. Это очистит список To-Do от временно невыполнимых задач и облегчит нам обзор первоочередных действий. Так же мы поставили задачу, как цель недели (Alt+W), это вывело слева от нее и всех подзадач красный восклицательный знак, как напоминание о том, что задача должна быть завершена к концу недели. Зная сегодняшний день недели, я могу быстро понять сколько дней у меня осталось на выполнение задачи.
В свойствах “Проект” (Alt+5) мы определяем задачу, как проект (Alt+J), после чего цвет шрифта становится синим и появляется “пустая” полоска на правой стороне колонки, которая будет наполняться синим по мере выполнения подзадач. Если мы хотим отслеживать статистику задач и проектов, то можем выставить “Статус” для проекта. “Время требуемое для проекта” будет суммироваться из времени требуемого для задач и подпроектов.
Контекст в параметрах “Общие” мы не ставим, так как эта задача состоит из двух подзадач, а потому переходим к свойствам подзадачи “Написать статью”.
Этой задаче мы ставим контекст (Alt+C) “Компьютер”, так как ручкой писать разучились, да и нам нужны скриншоты, справка программы и графический редактор. Т.е. без компьютера мы написать статью не можем. Чтобы задать контекст мы пишем его в поле “Контексты”. Если в программе уже внесены контексты, то при активизации окошка (Alt+C) программа выдаст список всех контекстов и вы сможете выбрать курсорами или мышкой нужный вам. Если же вы будете вводить с клавиатуры, то программа будет постепенно отсеивать неподходящие контексты. При введении нового контекста программа запросит разрешение. Более тонкую настройку каждого контекста можно произвести из главного меню: “Сервис—>Управление контекстами…” (F8).
Дальше, что необходимо нам, так это поставить “Усилия” (Alt+4) по задаче:
Перетаскиваем ползунок на максимум, ибо необходимы не малые интеллектуальные усилия. В окошке “Мин” вводим “1” и нажимаем “Enter”. Программа сама поймет, что это один час и проставит. А вот в окошке “Макс” (Alt+X) необходимо ввести “3ч” и нажать “Enter”. Теперь настало время создать флаги, чтобы они быстро нам могли ориентироваться к какому виду принадлежит задача: интеллектуальная, физическая, механическая или общественная (встреча, звонки).
Из главного меню “Сервис—>Управление флагами…” и нажимаем Ins. Для интеллектуальной работы значком я выбрал светящуюся лампочку, как символ озарения. Для механической, где не требуются большие затраты ни физической, ни умственной силы – потухшую лампочку. Для физической работы выбрал значок домика, как символ стройки, где порой нужны не малая мускульная сила. А для встреч и звонков выбрал иконку группы.
Теперь, чтобы установить флаг “Интеллектуальная работа” для задачи “Написать статью” мы нажимаем на элементе “Колонки” (8) правой кнопкой и активизируем показ флагов:
После этого присвоение флага становиться простым делом: в колонке “Флаг”, на строке требуемой задачи, кликаем правой кнопкой мыши и выбираем необходимы флаг.
Для задачи “Запостить статью” выставляем контекст “Интернет”, “Усилия” – минимальные, время от 10 до 20 минут, флаг – “Механическая работа”.
Прежде, чем продолжить, постараюсь предугадать ваши мысли и вопросы. Возможно, кто-то из читателей задается вопросом: Зачем нужно такое скрупулезное прописывание таких мелких и понятных задач? Все очень просто: когда задач мало, то даже нет смысла их записывать. Но такое редко случается, а особенно у людей, кто почувствовал необходимость организовать свои дела и использовать для этих целей компьютерный органайзер. Вы каждый раз будете благодарны самому себе за максимальное прописывание свойств каждой задачи, когда будете открывать список To-Do. Если свойства не прописаны, то из массы задач очень будет трудно выбрать одну единственную. Но, если свойства прописаны, то при помощи фильтров и сортировки, вы не затратите много времени и сил на верный выбор. Сам верный выбор перестанет быть для вас затруднительным. А на примерах приведенных мною задач вы сможете понять зачем нужны те или иные свойства, как их использовать и применять под вашу систему. А возможно, с небольшими дополнениями, вам понравится моя система организации дел на основе GTD.
Теперь переходим к задаче “Купить порошок”. Допустим, что эту задачу мы решили делегировать своей любимой жене. Поэтому в “Контекст” (Alt+C) прописываем “Жена” и (через точку с запятой») “Контроль” (Alt+L – чтобы выбрать несколько контекстов из списка уже имеющихся). Усилия выставляем минимальные, время на выполнение задачи от 2 до 10 минут (а может и больше в зависимости от словоохотливости собеседника), флаг – Встречи и звонки.
Мы знаем, что любимая забирает ребенка из музыкальной школы в 18:00 и едет домой. Поэтому ставим крайний срок и напоминание в “Сроки и напоминания” (Alt+3) на 17:55. Можно установить срок мышкой: выставить дату, поставить галочку в пункте время и выставить время. А можно нажав Alt+D, просто ввести “сегодня 17:55” и программа сама сориентируется какую дату и время ей ставить. Программа понимает также слова “завтра”, “неделя”, “нед” (через неделю), “месяц”, “мес” (через месяц), “год” (через год). Более подробно о смысловом анализе текста программой мы поговорим в следующих статьях. Напоминания выставляются таким же образом только через комбинацию клавиш: Alt+R.
Мы научились с вами разбираться с простыми задачами и проектами. В следующей статье мы распланируем огромный проект “Отпуск” и узнаем о многих функциях программы и свойствах задач, которые призваны облегчить нам организацию наших дел, сделав при этом сам процесс организации и выбор верных действий быстрым, эффективным и приятным.
До новых встреч.
Оставить комментарий
Подпишитесь на RSS, чтобы всегда быть в курсе событий.
Обновления на e-mail
Хронометраж: 2 вида
Итак, что же такое хронометраж. Простым языком можно сказать, что хронометраж – это фиксация времени потраченного на какие-либо действия, процессы или деятельность. Т.е. мы фиксируем начало определенной деятельности, ее конец и высчитываем, в итоге, ее продолжительность. Хронометраж можно проводить, как для одной или нескольких видов деятельности, так и для всех без исключения в течение дня. [...]
Взаимоотношения человека с природой
Общение с природой помогает понять некоторые аспекты жизнедеятельности, а одним из ключей такого активного общения служит садоводческая деятельность. Посредством которых, человек познает природные, гармоничные формы поведения. Людям становиться понятно, почему нужно проявляться более благосклонно к другим живым организмам и существам. Все это благодаря созерцанию и проявлению сопричастности, к жизни растений и животных. Если спроецировать отношение [...]
Комментарии
-
, Сувениры из хрусталя: Корпоративный подарок подразумевает под собой получение дохода, а не траты. Всегда...
-
, Даниил: Вот да, всегда придерживался мнения, что лучше регулярно проходить обследования и быть уверенным в...
-
, Timmi: Ничего хорошего из этого не получится!
-
, Металлочерепица: Безусловно отличная шумоизоляция одно из лучший свойств мягкой кровли.
-
, Алена: Кованые перила для лестниц выглядят очень шикарно. Я мечтаю о такой лестнице.
-
, Валерий: Я знаю, что при ожоге необходимо смазать это место облепиховым маслом. Оно помогает.
-
, ЭХМа: С появлением интернет магазинов выбирать подарки стало проще. И выбрать из низ подходящий всё-таки проще,...
Это блог о личной эффективности, самообразовании, самоорганизации и о целостном развитии личности. Здесь затрагиваются вопросы духовного, психического и физического здоровья. Люди, ищущие пути к саморазвитию и повышению личной эффективности, найдут здесь для себя много интересных и полезных советов. В данный момент настраивается новая тема.